著者:友松はじめ
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仕事が速い人はどんなメールを書いているのか/平野友朗(著)

今回はこの本。
“仕事が速い人はどんなメールを書いているのか”
です。

著者は、平野友朗さん。
ビジネスメールの専門家として有名な方です。
著書はこの本と、もう次の本(監修)が出版されているので
26冊も出版しています。

ビジネスメールの技術はもちろん、
業務効率化、時間管理等の専門家。

官公庁、企業、団体、学校等、年間100回を超える講演
企業コンサルティングを行っていて、

1万通以上のメール添削から導き出された、
あなたが仕事ができる男(女)として
一目置かれるメールの書き方の本です。

この本を読むことで得られるメリット

この本を読むことで得られるメリットは

・メールのやり取りの回数が減る
・相手からの返信が速くなる、確実に返信がもらえる
・相手から好意を持ってもらえる
・メールの処理が速くなる
・メールを書く時間が速くなる、短縮される

いいことばかりですね。
1日の仕事の中で、メールの処理にかかる時間の割合は多いですから、
この本を読んで一気に業務改善していきましょう。

そうそう、本書を読むと分かりますが、
すでに知っていて実際にやっているテクニックもあると思います。
そんなテクニックがあったときは、私ってすごい!と自分をほめてあげましょう。

本書に書かれているテクニックをすでにいくつか使いこなしている方なら、
他のテクニックもカンタンに取り入れてサッとレベルアップすることも可能でしょう。

著者も本書の中で、
これはすごい!と唸ってしまうようなビジネスメールがあると書いています。
そんな著者をも唸らせるビジネスメールの達人になってみては?

上記のメリットですが、全部取り入れるのは難しいかもしれませんので、
メールの書き方、相手とのやり取りで、よく発生するトラブルを
解消できるテクニックから徐々に取り入れていくのも技術習得のコツです。

メールの処理は読書に似ている

私がこの本を読んだ感想ですが、メールを読んだり、書いたり、返信したりすることは
読書と共通点が多いということです。

メールを書くには、たくさんの文章表現のストックや語彙が豊かで無いと、
分かりやすい文章は書けません。同じパターンの文章になってしまいます。
文章表現を豊かにするために、読書は大変有効です。

メールを読むのも、読書が習慣化している人は速読ではないですが
文章を読むスピードが速いです。そして速いだけでなく理解力もあります。

ですから、返信もメールの内容を理解して分かりやすい文章を書いて送ることができます。

本を読めば、メールの作成スキルもアップしていくことが今回分かりました。
書く文章が単調だったり、ひとつひとつの文章表現が乏しいと自覚している人は、
本書を読むのと並行して、ビジネス書の読書を習慣にしてみては?

■メールを書くには目的が必要

何をするにしても、目的を決めなければ速く処理することはできません。
読書もそうです。読書も目的(ゴール)を決めてから読まないと、
記憶に残らない読書を何時間もしてしまうことになります。

何のためにメールを書くのか?
相手にどんな行動をとってほしいのか?

1通のメールに目的を持たせたメールを書くことが出来るようになります。
目的を決めることは、相手から確実に返信をもらうことや、読みやすさの工夫や、
相手への配慮や気持ちを載せた文章にすること、そして速くメールを書くことにもつながってきます。

■見た目、読みやすさに配慮、心を込める

・センテンスごとに文章を分けたり
・適度な改行を入れたり
・行間を開けたり
・変換できるからといって、漢字を使いすぎない

こんな配慮をするだけでも、確実に読みやすくなります。
わざわざ本書に書かれていたので驚いたのですが、
わざわざ書かないと分かっていない人が多いということなんでしょうね。

商用のライティングでも、文章は小学生が読んでも分かるようにだとか、
行間を開けるとリズム感が出るから読みやすくなるとか、漢字はできるだけ使わないようにだとか、
言われてきましたが、ビジネスメールでも意識をしてきました。
ただ、それが正しいかどうかはわからなかったので、今回本書を読んで自信がつきました。

■メールを書く時間を速くする

自分でおこなう工夫にも限界があります。
本書を読んで、メールの処理時間や、書く時間を大きく短縮してしまいましょう。

・メールの読み方の工夫
・返信の仕方の工夫
・いつも使うフレーズを一瞬で入力する工夫
・テンプレートだと思わせないテンプレートの作成方法
・ビジュアルが工夫されたメールの型を学びメール作成を速くする

本書を読めば学べます。
メールは仕事で欠かせないツールですから、ここが工夫によって改善されれば、
他の仕事にも大きな影響をあたえることになるのは、容易に想像できますよね。
もちろん、プラスの影響ですよ。

もっと、成果の見えやすい、儲けの方法のような本を読みたいかもしれませんが、
本書を読んで、業務改善することで、好きな本を読む時間も、
本来時間をかけなければならない仕事に力を注ぐことが出来るようになりますよ。

メールで驚いた私の経験

本書を読んでいて、仕事上のメールのやり取りで驚いた経験を思い出しました。
何年も前の話なので時効ということで。

お世話になっていたクライアントさんに、新しい担当の方が入社されました。

その方との最初のやり取りのメールが今でも忘れられません。
話し言葉と敬語がまざった読みにくい文章で、
語尾に絵文字・・・

たとえば、

“ よろしくお願い申します。 m(_ _)m ”

とか、こんな感じ。
年齢も詳しくは言えませんが、40歳を過ぎている方でして。

クライアントさんで、社長さんからも、新しい担当の方と仲良くやってくれと言われていましたので、
私は普通に対応していましたが、なかなかつらいものがありました。

彼に対して、文章の引き出しが、とても少ない。と感じていました。
社会人として、丁寧な言葉を使うことは最低限のスキルですが、同じ内容でも、
数パターンの表現方法は押さえておくべき、勉強しておくべきです。

じゃないと、メールのやり取りだけで、教養を疑われます。
逆に、一通のメールだけで教養ある人に魅せることも可能ということですね。

まとめ

今回は、「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」と言う本を紹介しました。
メールを送って、読んで、返信する業務は毎日やってますよね。

文章を読んでいると分かりにくいメールや、まわりくどいメール、
何度もやりとりしてやっとわかるメールなどに遭遇することがあります。

相手を変えることはできませんが、
自分の書くメールを変えるだけでも、メールの回数が減っていきそうですね。

繰り返しになりますが、たった1通のメールだけで頭が悪い人に見られたり、
仕事が出来る人に見られたりするわけですから、本書を読んで、
今までよりもレベルアップした仕事人になっていただきたいと思って、本書をオススメします。

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